Faites une réunion climatique

Est-ce une idée faite pour notre groupe?

Organiser une rencontre est l’une des activités primordiales pour les groupes à toutes les étapes : que vous veniez de créer le groupe et que vous cherchiez plus d’adhérents ou que vous soyez sur le point de lancer une campagne et que vous vouliez inviter vos amis, des membres de votre communauté et d’autres partenaires à participer. Ce guide s’appuie principalement sur la façon d'organiser une rencontre, dans le but d’obtenir une nouvelle initiative locale d'action climatique , quoique les étapes et les principes soient les mêmes pour toutes les étapes de votre groupe!

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Voici quelques astuces

Ce n’est pas sorcier d’organiser une réunion, mais il faut garder à l'esprit quelques éléments clé afin d’assurer le succès de votre rencontre:

  • Fixez des buts clairs que vous voulez atteindre grâce à la rencontre, comme faire la connaissance de nouvelles personnes intéressées par le changement climatique dans votre communauté, ou imaginez ensemble quelle sera la première action que vous ferez pour construire un groupe d'action climatique local puissant.
  • Mettez au point un ordre du jour pour vous assurer d’atteindre vos buts dans les meilleurs délais, délais qui soient réalisables pour vous.
  • Trouvez quelqu'un qui puisse animer la réunion : quelqu’un qui a de l’expérence en animation de groupe ou/et qui est doté d’une personalité amicale et extravertie, qui écoute l’autre et qui peut diriger les discussions.
  • Les gens sont plus enclins à parler quand ils ont l’estomac rempli – pensez à préparer un dîner communautaire ou un apéro pour votre réunion.
  • Préparez des étiquettes avec les prénoms de chacun et faites un tour de présentations afin de permettre à chacun de faire la connaissance des autres.
  • Placez les chaises en cercle, ne configurez pas votre réunion comme dans une salle de classe où chacun fait face au front. Si vous voulez construire une communauté de responsables climatiques, faites participer chacun d’égal à égal.
  • ***N’oubliez pas d’ajouter un peu de fun à la réunion! Ceci est peut-être l'astuce la plus importante. Ajoutez-y un élément amusant, comme un jeu, une chanson, une danse ou un projet artistique. Quand les gens s’amusent, cela permet de casser la glace et cela motivera davantage les participants à, espérons-le, revenir à la prochaine réunion.

Faites-le

1. Rassemblez une équipe de coordination

Il est toujours utile d'avoir des collaborateurs pour partager le travail, même s’il s’agit simplement de vous avec un ami, ou d’un groupe de 10 personnes. Avec votre équipe, discutez des buts de la réunion, quelle personne doit absolument être présente, comment vous voudriez organiser la rencontre de la façon la plus passionnante et appropriée pour votre communauté et comment vous planifiez faire le suivi. Si vous venez de commencer, votre objectif pourrait être de réussir à identifier le plus de personnes possible de votre communauté qui s’intéressent aux différentes actions pour stopper les changements climatiques ou d’identifier des initiatives à réaliser ensemble afin de résoudre les changements climatiques.

2. Décidez la date, le jour et le lieu

Il est temps d’aller à l’essentiel – choisissez la date, le jour et l’emplacement pour organiser votre réunion. L’emplacement idéal est facilement accessible aux transports publics, à pied ou à vélo avec suffisamment d'espace où se trouve un tableau blanc ou un projecteur avec une utilisation gratuite. Essayez de faire appel aux écoles, aux organisations religieuses, aux foyers municipaux, ou même la maison d’un particulier peut faire l’affaire.

3. Voyez grand

Faites en sorte de voir grand en ayant des représentants aussi divers que variés dans votre groupe. Pensez aux buts de la rencontre et identifier les personnes qui méritent d'être entendues pour atteindre ces buts. Assurez-vous ensuite que les appels téléphoniques et les envois de courriels aux différents responsables de la communauté et aux groupes correspondants soient une priorité dans votre plan. Si vous planifiez une réunion à la fois grande et ouverte au sein de votre communauté, faites passer le mot par tous les moyens (bulletins d’info , listes locales de distribution électronique, panneaux d'affichage, etc). Il peut être intéressant d’impliquer tous les membres de votre équipe de coordination dans cette étape. En effet, chacun a un réseau d'amis et de connaissances qu’il peut contacter.

4. Fixez un ordre du jour

Mettez au point un ordre du jour pour la rencontre, prenez en compte l'espace pour la séance de présentations (la créativité est bien sûr de mise!), la discussion (c’est à vous de voir quelle structure vous souhaitez utiliser), les discussions sur les actions et les prochaines étapes à entreprendre, le temps pour se mélanger, pour manger, pour faire connaissance et pour s’amuser aussi. Vous pourriez commencer la rencontre par une présentation ou une vidéo si vous voulez encadrer la discussion, si le groupe ne s’y connaît pas encore trop au sujet des changements climatiques, etc. Pour un exemple d’ordre du jour pour votre rencontre, jettez un œil à la partie "Ressources clé"que vous pourrez trouver ci-dessous.

5. Préparez-vous

Avant la réunion, vérifiez avec votre équipe si vous avez l’équipement nécessaire, des casse-croûtes, des prospectus, des feuilles d’inscriptions, et si chacun connait son rôle pour la rencontre. Assurez-vous aussi d’avoir au moins un animateur de réunion et un secrétaire. Un photographe, un responsable de la restauration et des boissons, un coordinateur des feuilles d’inscriptions et un animateur pour les jeux et autres sont également des rôles utiles.

6. Organisez la rencontre

Faites en sorte de respecter au mieux votre ordre du jour par respect au temps consacré par chacun mais restez flexible et n’oubliez pas d’y mettre un peu de fun. Si un sujet de discussion particulier intéresse vraiment les participants, il vaut mieux permettre une conversation un peu plus longue sur ce thème et raccourcir le point suivant de l’ordre du jour. Assurez-vous d’avoir une feuille d’ inscription pour récupérer les courriels de toutes les personnes présentes afin de pouvoir faire un suivi. Faites en sorte de terminer la réunion en montrant un suivi de votre part : planification de la rencontre suivante, votre première action ou quelque chose d'autre. Le plus important c’est d’écouter, d’entrer en communication avec les autres et de vous amuser!

7. Faites le suivi

Assurez-vous d’envoyer dès que possible un courriel à toutes les personnes présentes à la rencontre afin qu’ils sachent que vous êtes prêts à agir et à faire bouger les choses!

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Key Resources

Comment ça s'est passé?

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