Organize uma reunião

Organizar encontros é fundamental para grupos em qualquer estágio, quer estejam começando e procurando por mais pessoas para fazer parte dele, quer estejam lançando uma nova campanha e queiram convidar amigos, membros da comunidade e aliados para fazer parte dela. Este guia concentra-se principalmente em como organizar um encontro com o objetivo de começar uma nova iniciativa de ação climática local. As etapas e os princípios são os mesmos, independentemente do estágio em que o grupo se encontra!

Dicas

Organizar um encontro não é algo extremamente complexo, mas existem algumas dicas que se deve ter em mente para garantir que o encontro tenha êxito:

  • Tenha claros os objetivos a serem alcançados com o encontro, como conhecer novas pessoas interessadas nas mudanças climáticas ou descobrir qual a primeira ação que vocês querem levar a cabo juntos para construir um grupo de ação climática local poderoso.
  • Organize a agenda para garantir que você alcance seus objetivos dentro do prazo que tem disponível.
  • Delegue alguém pra facilitar, que tenha experiência em facilitação, que seja amigável ou extrovertido, que seja um bom ouvinte e que possa ajudar diretamente na conversa.
  • As pessoas ficam mais dispostas a conversar quando estão alimentadas – pense em organizar o encontro como um jantar comunitário ou um coquetel!
  • Etiquetas com nomes e uma rodada de apresentação podem ajudar as pessoas a conhecerem umas às outras.
  • Forme um círculo com as cadeiras. Não organize um encontro no qual todas as pessoas estejam olhando para frente, como em uma sala de aula. Se você quer construir uma comunidade de líderes, coloque todos em posição de igualdade.
  • Faça um encontro divertido! Talvez esta seja a dica mais importante. Incorpore um elemento divertido, como uma brincadeira, música, dança ou projeto de arte. Com algo divertido você quebra o gelo e, com sorte, deixa as pessoas mais interessadas em comparecer ao próximo encontro.

Ação

1. Reúna uma equipe de coordenação

Quer se trate de você e um amigo ou de um grupo de 10 pessoas, é bom ter colaboradores com quem compartilhar o trabalho. Discuta os objetivos do encontro com sua equipe: quem você quer garantir que esteja presente, como você quer conduzir o encontro da forma mais emocionante e apropriada para sua comunidade e como você planeja dar seguimento. Se você está apenas começando, seus objetivos podem estar relacionados com conhecer mais pessoas em sua comunidade que estejam interessadas em atuar para deter a crise climática e identificar iniciativas para enfrentá-la juntos.

2. Defina data, horário e lugar

Agora é a hora de cuidar dos detalhes – escolha uma data e consiga um lugar para realizar o encontro. Os locais ideais são aqueles de fácil acesso, para quem usar transporte público, para quem for caminhando ou de bicicleta, devem ter espaço suficiente, um quadro branco ou projetor além de serem de uso livre). Podem ser escolas, organizações religiosas, centros comunitários ou até mesmo a casa de alguém.

3. Alcance

Faça um plano para alcançar um grupo tão diverso e representativo quanto possível. Pense nos objetivos do encontro e quais vozes serão importantes ouvir para alcançar esses objetivos. Certifique-se de que seu plano de divulgação prioriza ligar e enviar e-mails para os líderes comunitários e grupos. Se você está pensando em organizar um encontro comunitário grande e aberto, divulgue-o em boletins, listas de discussões locais, cartazes em murais, entre outras coisas. Este é um excelente trabalho para envolver todos da equipe de coordenação – todos têm uma rede de amigos e conhecidos que podem ser mobilizados!

4. Defina a pauta

Escreva uma pauta para o encontro, gere espaço para uma rodada de apresentações (criativamente encorajadas), discussões (depende de você o quão estruturadas você quer que elas sejam), discussões sobre ações e próximos passos, tempo para socializar, comer, conhecer uns aos outros e realizar alguma atividade divertida. Você pode começar o encontro com uma apresentação ou com um vídeo e assim direcionar a discussão, se você quiser, se o grupo ainda não souber muito sobre as mudanças climáticas, etc. Para um exemplo de pauta de reunião, dê uma olhada em “Recursos-chave”.

5. Prepare

Antes do encontro, certifique-se de confirmar com sua equipe que vocês tenham todo o equipamento necessário, lanches, apostilas, folhas de inscrição e que todos conheçam suas funções. Certifique-se de ter pelo menos um facilitador e um relator – ter um fotógrafo, um organizador para comidas e bebidas, um coordenador para as folhas de inscrição e um diretor de atividades recreativas pode ser útil.

6. Realize o encontro

Faça seu melhor para manter a pauta e para respeitar o tempo das pessoas, mas lembre-se de ser flexível e divertido. Se as pessoas estão interessadas em um tópico em particular, talvez seja melhor deixá-las conversar um pouco mais sobre o tema e encurtar o seguinte item da pauta. Certifique-se de ter uma lista de presença para coletar os e-mails de todos os que comparecerem ao evento, assim você poderá entrar em contato com eles para dar seguimento. Faça o melhor para encerrar o encontro com algum tipo de medida de acompanhamento, seja agendando o próximo, a primeira ação, etc. O mais importante é escutar, conectar-se com as pessoas e divertir-se!

7. Faça um acompanhamento

Certifique-se de enviar um e-mail para cada um dos que compareceram ao encontro assim que possível para que eles saibam que você leva a sério a proposta de ação e de manter as coisas em movimento!